Tietosuoja

Palvelu ja rekisterinpitäjä

Yhteinen aika on Suomen Kalenterin palvelu.

Palvelun ylläpitäjä ja rekisterinpitäjä

Maa

Suomi

Tietosuojan yhteystieto

Mitä tietoja käsittelemme?

Kyselyn luomiseen tarvitaan kyselyn nimi, vähintään yksi valittu päivä ja järjestäjän sähköpostiosoite hallintalinkin toimittamista varten. Kuvaus ja kellonajat ovat vapaaehtoisia.

• kyselyn nimi, vapaaehtoinen kuvaus, päivät, kellonajat ja kyselyasetukset
• järjestäjän sähköpostiosoite
• osallistujan näyttönimi sekä vastaus jokaiseen kyselyn nykyiseen vaihtoehtoon; molemmat tarvitaan vastauksen tallentamiseen
• osallistujan vapaaehtoinen sähköpostiosoite, jos hän pyytää muokkauslinkin ja vahvistusilmoituksen sähköpostiin
• käyttäjä- ja istuntotiedot, jos käyttäjä ottaa vapaaehtoisen kirjautumisen käyttöön
• palvelun toiminnan ja turvallisuuden edellyttämät tekniset tiedot, kuten pyyntöjen ajankohdat, IP-osoite ja selaimen tekniset tiedot palveluntarjoajien lokeissa

Mihin tietoja käytetään?

• kyselyn luomiseen, jakamiseen, vastaamiseen ja tulosten näyttämiseen
• kyselyn hallinta- ja muokkauslinkkien toimittamiseen
• vahvistetun ajan ilmoittamiseen sitä pyytäneille osallistujille
• vapaaehtoisen kirjautumisen ja käyttäjän omien kyselyiden näkymän tarjoamiseen
• palvelun teknisen toiminnan, väärinkäytösten torjunnan ja tietoturvan ylläpitoon

Kyselyn luominen tai siihen vastaaminen ei vaadi käyttäjätiliä. Kirjautuminen on vapaaehtoinen tapa nähdä omat kyselyt ja osallistumiset yhdessä paikassa.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan perusteella silloin, kun käsittely on tarpeen käyttäjän pyytämän Yhteinen aika -palvelun toteuttamiseksi. Tämä koskee kyselyn luomista ja hallintaa, päivien ja kellonaikojen tallentamista, osallistujan nimen ja vastausten käsittelyä, vastauksen muokkaamista, käyttäjän pyytämää kirjautumista sekä palveluun kuuluvien hallinta-, muokkaus- ja vahvistusviestien toimittamista.

Palvelun turvallisuuteen, väärinkäytösten ehkäisyyn, tekniseen luotettavuuteen sekä välttämättömiin toiminta- ja turvallisuuslokeihin liittyvä käsittely perustuu 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaiseen oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on palvelun pitäminen turvallisena, toimintavarmana ja väärinkäytöksiltä suojattuna.

Vapaaehtoinen käyttöanalytiikka perustuu 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaiseen suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa Evästeasetukset-toiminnosta.

Kuka näkee vastaukset?

Järjestäjä näkee kyselyn vastaukset hallintanäkymässä. Osallistujat näkevät muiden osallistujien näyttönimet ja vastaukset vain, jos järjestäjä on ottanut vastausten julkisen näyttämisen käyttöön kyselyn asetuksissa.

Järjestäjän sähköpostiosoitetta, osallistujan vapaaehtoista sähköpostiosoitetta tai henkilökohtaisia hallinta- ja muokkauslinkkejä ei näytetä julkisessa vastausmatriisissa.

Sähköpostit

Järjestäjän sähköpostia käytetään kyselykohtaisen hallintalinkin lähettämiseen. Osallistujan sähköposti on vapaaehtoinen ja sitä käytetään vain muokkauslinkin sekä vahvistetun ajan ilmoituksen lähettämiseen osallistujan valinnan mukaisesti.

Evästeet, selaintallennus ja analytiikka

Yhteinen aika käyttää Google Analytics 4 -käyttöanalytiikkaa vain käyttäjän erillisellä suostumuksella. Analytiikkatunnistetta ei ladata, analytiikkaevästeitä ei aseteta eikä analytiikkatapahtumia lähetetä ennen suostumusta. Valinnan voi muuttaa milloin tahansa sivun alatunnisteen Evästeasetukset-toiminnosta.

Analytiikan tarkoitus on auttaa ymmärtämään palvelun yleistä käyttöä ja parantamaan palvelua. Google Analytics voi käsitellä esimerkiksi turvallista sivuluokkaa, käynnin ajankohtaa, laitteen ja selaimen teknisiä tietoja sekä IP-osoitteesta johdettua likimääräistä sijaintia. Kyselyiden nimiä, kuvauksia, osallistujien nimiä tai vastauksia, sähköpostiosoitteita, henkilökohtaisia hallinta- tai muokkauslinkkejä taikka URL-osoitteen haku- ja ankkuritietoja ei tarkoituksellisesti lähetetä analytiikkaan.

Analytiikan salliminen on vapaaehtoista, eikä kieltäytyminen rajoita palvelun käyttöä. Yhteinen aika ei käytä markkinointievästeitä. Vapaaehtoinen Supabase-kirjautuminen käyttää toiminnan kannalta välttämättömiä istuntoevästeitä kirjautumistilan ylläpitämiseen.

Osallistujan henkilökohtainen muokkauslinkki muistetaan selaimen paikallisessa tallennustilassa, jotta aiemmin tallennettua vastausta voi muokata samalla laitteella. Muokkauslinkkiä tulee käsitellä luottamuksellisena.

Myös analytiikkavalinta tallennetaan selaimen paikalliseen tallennustilaan. Paikallinen tallennustila ei ole eväste, eikä valinta itsessään käynnistä analytiikkaa.

Missä tietoja käsitellään?

Yhteinen aika ei ylläpidä omaa fyysistä palvelininfrastruktuuria. Palvelun teknisessä toteutuksessa käytetään ulkopuolisia palveluntarjoajia:

• Supabasea käytetään tietokanta- ja kirjautumispalveluna sekä palvelutietojen säilyttämiseen. Tuotantotietokannan ensisijainen alue on Irlannissa (EU).
• Verceliä käytetään sovelluksen ylläpitoon, palvelinympäristöön ja palvelun toiminnan kannalta tarpeellisten pyyntö- ja lokitietojen käsittelyyn.
• Resendiä käytetään Yhteinen aika -palveluun liittyvien sähköpostien, kuten hallinta-, muokkaus- ja vahvistusviestien, toimittamiseen. Sitä ei käytetä markkinointiviestien lähettämiseen.
• Google Analyticsia käytetään käyttäjän suostumuksella palvelun yleisen käytön mittaamiseen ja palvelun parantamiseen. Lisätietoja Googlen henkilötietojen käsittelystä on Googlen tietosuojakäytännössä.

Kaikki tekninen käsittely ei välttämättä tapahdu Suomessa. Palveluntarjoajien varmuuskopioiden, lokien ja alihankkijoiden käsittelypaikat voivat poiketa ensisijaisen tietokannan sijainnista.

Supabasen, Vercelin, Resendin ja Googlen tietojenkäsittelyehtoja sovelletaan niiden palveluissa käsiteltäviin henkilötietoihin. Kun henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä muuta hyväksyttyä siirtoperustetta sovelleta, palveluntarjoajien sopimuksiin sisältyvät Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet (SCC).

Säilytys ja poistaminen

Kysely ja siihen liittyvät tiedot poistetaan automaattisesti 12 kuukauden kuluttua kyselyn viimeisestä aktiivisuudesta.

Kyselyn järjestäjä voi poistaa kyselyn myös hallintanäkymästä. Tällöin kysely ja siihen liittyvät vaihtoehdot, osallistujat ja vastaukset poistetaan Yhteinen aika -palvelun aktiivisesta tietokannasta.

Poistokäytännöt ja palveluntarjoajien teknisten varmuuskopioiden, sähköpostitoimitusten tai lokien säilytys voivat poiketa toisistaan. Poisto ei siksi välttämättä hävitä kaikkia teknisiä kopioita välittömästi jokaiselta palveluntarjoajalta.

Oikeutesi

Käsittelyn perusteesta ja tilanteesta riippuen sinulla voi olla oikeus:

• saada pääsy omiin henkilötietoihisi
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
• saada itse toimittamasi tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun oikeuden edellytykset täyttyvät

Kaikki oikeudet eivät sovellu jokaiseen käsittelytilanteeseen.

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojasääntöjen vastaisesti, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt

Tietosuojaan ja omiin henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä palvelun ylläpitäjään osoitteessa: